Ciobanu Emil

PROCEDURA OPERATIONALA

1) SCOP

Procedura stabileste cum:

  • sunt programate, pregatite, desfasurate si stabilite inregistrarile analizei efectuate de management referitoare la calitate;
  • se asigura adaptarea continua, eficacitatea si imbunatatirea sistemului;
  • sunt urmarite de management indeplinirea obiectivelor in domeniul calitatii.

2) DOMENIU DE APLICARE

Procedura este aplicata de reprezentantul managementului pentru calitate si persoanele implicate in pregatirea si desfasurarea analizei efectuate de management (in domeniul calitatii).

3) DEFINITII SI PRESCURTARI

Definitii

Analiza efectuata de management - o evaluare efectuata de catre managementul de varf, al stadiului implementarii si satisfacerii de catre Sistemul de Management al Calitatii existent, a politicii si a obiectivelor in domeniul calitatii, a cerintelor referintelor.

Evaluarea - o examinare sistematica a gradului in care o entitate (activitate, proces, produs, organizatie, sistem, persoana) este capabila sa indeplineasca cerintele specificate .

Politica referitoare la calitate - orientari si obiective generale ale unei organizatii in ceea ce priveste calitatea asa cum sunt ele exprimate in mod oficial de catre conducerea la nivelul cel mai inalt.

Sistemul de management al calitatii - ansamblu de structuri organizatorice, proceduri, procese si resurse necesare pentru implementarea managementului calitatii.

Prescurtari

RMC - Reprezentantul Managementului pentru Calitate.

SMC - Sistemul de Management al Calitatii.

DOCUMENTE DE REFERINTA

EN ISO 9001:2000. "Sisteme de management al calitatii. Cerinte"

DESCRIEREA ACTIVITATII PROCEDURATE

Periodicitate Analiza efectuata de management referitoare la calitate are loc:

  • la un interval de 6 luni in perioada proiectarii si implementarii sistemului de management al calitatii sau;
  • cu o luna inainte de termenul stabilit pentru auditul de certificare;
  • cel putin o data pe an dupa obtinerea certificarii SMC.

Participanti La analiza efectuata de management referitoare la calitate va participa managementul organizatiei (directorii, sefii de departamente), RMC si dupa caz invitati acceptati in prealabil de Directorul General. Propunerile pentru invitati le pot face membrii managementului. Pentru pregatirea materialelor necesare analizei efectuate de management se utilizeaza personal independent, competent, desemnat de management, cunoscator al activitatilor care se analizeaza .

Obiectul analizei.

Analiza va aborda cel putin punctele de intrare de la capitolul 5.6.2. din standardul EN ISO 9001. Analiza va stabili nevoile de schimbare a sistemului de management a calitatii organizatiei, incluzand politica si obiectivele. Cu cel putin o saptamana inainte de data convocarii analizei, va fi intocmita si transmisa ordinea de zi de catre RMC.

Analiza rezultatelor auditurilor interne (efectuate de personalul propriu si cele din cadrul activitatilor de consultanta), pe baza unei prezentari a RMC va contine:

  • stadiul respectarii programului de efectuare a auditurilor interne pe anul in curs;
  • constatarile auditurilor, numar neconformitati pe elemente, compartimente;
  • concluzii ale rapoartelor de audit, (sistemul functioneaza, nu functioneaza);
  • actiuni corective propuse la audituri si stadiul indeplinirii acestora;
  • actiuni corective propuse a fi stabilite cu implicarea managementului de varf;
  • gradul de implementare si eficacitate a S. M. C. in atingerea obiectivelor propuse;
  • resurse necesare (materiale, umane) pentru activitatea de audit.

Analiza rezultatelor auditurilor efectuate de organisme de certificare, clienti (secunda parte), reprezentanti ai acestora, autoritati

  • numar neconformitati minore, majore, aprecieri ale auditorilor externi;
  • actiuni corective propuse care necesita implicarea managementului de varf;
  • implicatii ale neaplicarii la timp a actiunilor corective si preventive.

Stabilirea masurilor necesare a fi intreprinse pentru inlaturarea neconformitatilor stabilite cu ocazia acestor audituri.

Feedback de la clienti - se vor prezenta:

  • rezultatele prelucrarii informatiilor din chestionarele completate de clienti si actiunile corective propuse pentru punctele slabe;
  • scrisori de apreciere de la clienti;
  • rezultatele participarii la targuri, expozitii;
  • certificate de la diferite organizatii;
  • referiri din mass media ;
  • reclamatii fondate, raportate la cauze, cheltuieli cu garantiile, stingerea unor reclamatii.

Performanta proceselor si conformitatea produsului

Performanta proceselor 
se analizeaza atingerea de catre procesele:

  • de management (ex. stabilirea politicii, obiectivelor , audit intern, analiza efectuata de management, orientarea spre client, actiuni corective si preventive);
  • principale ( ex. marketing, proiectare, aprovizionare, realizarea produsului/serviciului, vanzare, service, etc.);
  • de sustinere (ex. controlul documentelor, controlul inregistrarilor , instruire, controlul produsului neconform, inspectie, controlul DMM, ofertare); a indicatorilor stabiliti.

Observatie. A nu se considera faptul ca procesele semnifica numai partea de productie. 
Exemplu: indicatori de proces

  • cantitatea de produse neconforme sa scada cu 10%;
  • instruire - 8 ore/om/an sau minim o instruire pe an;
  • ofertare - 90% din oferte sa fie transmise in maxim 3 zile;
  • proiectare - sa se proiecteze trei produse noi;
  • audit intern - un audit pe an pentru toate procesele din organizatie;
  • sectie - costurile non-calitatii sa scada cu 10%;
  • satisfactia clientilor sa ajunga la nota 9;
  • birou AQ - sa se certifice sistemul de management;
  • numarul reclamatiilor sa scada cu 20 de reclamatii;
  • o propunere de imbunatatire pe persoana/an.

Conformitatea produsului/serviciului 
Pe baza informatiilor de la compartimentul inspectie se vor prezenta situatii statistice, diagrame cu bare , de ex.:

  • referiri la costurile calitatii (constatare, prevenire, non-calitatii);
  • situatia rebuturilor, reprelucrarilor pe departamente/cauze/tip produse;
  • numar de sesizari, reclamatii;
  • situatii cu derogari, declasari;
  • calitatea documentatiei constructive, tehnologice;
  • atingerea de catre produse a unor performante/indeplinirea unor cerinte legale;
  • rezultatele unor testari, certificari.

Stadiul actiunilor corective si preventive. Un sistem de management este eficace daca functioneaza clauza actiuni corective si preventive. Se va raporta stadiul de indeplinire a actiunilor corective si preventive referitoare la:

  • auditurile interne;
  • auditurile de secunda parte daca este cazul;
  • auditurile de terta parte;
  • reclamatii;
  • reducerea numarului de neconformitati, etc

Actiuni de urmarire de la analizele efectuate de management, anterior. Se urmareste daca planul de masuri stabilit la analiza anterioara a fost indeplinit.

Schimbari care ar putea sa influenteze sistemul de management al calitatii. Se discuta ce trebuie intreprins daca:

  • are loc schimbarea structurii organizatorice (organigrama);
  • apar modificari ale gamei de produse/servicii;
  • apar cerinte specifice unor clienti;
  • se modifica standardul de referinta;
  • se abordeaza un sistem combinat etc.

Recomandari pentru imbunatatire 
Pe baza documentelor care au constituit date de intrare ale analizei si a discutiilor se va elabora un plan de masuri care va include: activitatea, departamentul/persoana responsabila, termen, resurse alocate, cine verifica indeplinirea activitatilor. Pot fi propuneri de genul:

  • revizuirea politicii, obiectivelor;
  • instruirea personalului;
  • elaborarea unor noi documente;
  • abordarea unor aspecte specifice managementului calitatii totale;
  • alocarea de resurse umane si financiare;
  • modificarea documentatiei tehnice;
  • procurarea de noi echipamente,etc.

In cadrul analizei managementului se mai pot aborda:

  • corespondenta intre politica referitoare la calitate formulata anterior si stadiul la care s-a ajuns, atingerea obiectivelor propuse;
  • eficacitatea SMC in satisfacerea conditiilor din standardul de referinta;
  • necesitatile de instruire in domeniul calitatii;
  • modalitati de motivatie pentru calitate;
  • lista furnizorilor acceptati si masuri referitoare la anumiti furnizori, plecand de la documente de autoevaluare transmise de acestia sau de la rapoartele intocmite in urma auditurilor efectuate la acestia;
  • imbunatatirea realizarii produselor si proceselor;
  • adaptarea structurii organizatorice la noile situatii;
  • alocarea de resurse umane si financiare adecvate pentru activitatile care influenteaza calitatea;
  • introducerea pe piata de noi produse cu nivel calitativ ridicat;
  • alinierea la legi si alte reglementari aparute in intervalul scurs de la ultima analiza.

Procesul verbal.

Rezultatele analizeiconstatari, concluzii, recomandari, pozitii ale participantilor vor fi consemnate intr-un Proces Verbal, intr-o forma sustinuta de documente, pentru ca pe baza acestora sa fie intreprinse masurile necesare. Procesul verbal se semneaza de Directorul General, ca a luat la cunostinta de acesta si ca l-a aprobat.

Procesul verbal va fi difuzat in locurile stabilite de RMC, dar obligatoriu cate unul la Directorul General si RMC.

Procesul verbal este un document de uz intern si poate fi prezentat, spre consultare, cu acceptul RMC. 
Nota: Conform ultimelor prevederi, o copie dupa analiza efectuata de management se transmite organismului de certificare cu ocazia auditurilor efectuate de acesta la organizatii.

RESPONSABILITATI

Reprezentantul managementului pentru calitate (RMC)

Intocmeste informarea pentru analiza efectuata de management si raporteaza despre stadiul elaborarii documentelor, implementarii, eficientei SMC, bazandu-se pe documentele care contin date de intrare ale analizei.

Intocmeste ordinea de zi, anunta participantii asupra datei cand va avea loc analiza si difuzeaza participantilor materialele cu trei zile inainte de data stabilita.

Efectueaza activitatile de secretariat necesare analizei pentru calitate a managementului.

Pastreaza 2 ani Procesele Verbale cu consemnarea rezultatelor analizei pentru calitate.

Stabileste locurile de difuzare a Proceselor verbale rezultate in urma analizei pentru calitate efectuata de management.

Evalueaza implicatiile neaplicarii unor actiuni corective sau a modificarilor SMC, solicita asigurarea de resurse materiale si umane pentru activitatea in domeniul calitatii.

Intocmeste Planuri de masuri pentru punerea in practica a actiunilor corective si masurilor preventive rezultate in urma analizei efectuate de management. Pune in aplicare sau urmareste aplicarea unor masuri rezultate in urma analizei pentru calitate.

Informeaza periodic pe Directorul General asupra stadiului indeplinirii masurilor stabilite in cadrul analizelor efectuate de management.

Directorul General

Participa la analiza efectuata de management.

Analizeaza si aproba planul de masuri rezultat in urma analizei efectuate de management. Aloca resursele necesare functionarii sistemului de management.

INREGISTRARI

Procesul verbal al analizei pentru calitate, efectuate de management. Se intocmeste la incheierea analizei. Daca este cazul se intocmesc si planuri de masuri.

Dosarul cu documente aferente analizei efectuate de conducere se pastreaza la RMC.

ANEXE

Neaplicabil.

 

1) Treapta 1 si la ISO 9001

 

ISO 17021 noua referinta pentru organismele de certificare 
Din septembrie 2008 devine obligatorie aplicarea cerintelor standardului ISO 17021 pentru organismele de certificare sisteme de management. Acest standard inlocuieste EN 45012, ISO Guide 62 si 66. Intra sub incidenta 17021 sistemele de management de toate tipurile de ex ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, ISO 27001. Toate organismele de certificare acreditate in sistemul de recunoastere EA(Cooperarea Europeana pentru Acreditare), IAF(International Acreditation Forum) trebuie sa implementeze in modul lor de lucru cerintele ISO 17021. 
Pentru organisme au aparut cerinte mai clare referitoare la impartialitate. Privind organizatiile certificate sunt stabilite reguli mai stricte privind termenele de desfasurare a auditurilor de supraveghere si recertificare.

Primul audit de supraveghere trebuie sa aiba loc in urmatorul an, cel tarziu pana in ultima zi a auditului efectuat in anul anterior . La fel in al doilea an. Depasirea acestor termene poate conduce la suspendarea certificatului.

Procesul de certificare are ciclul de trei ani, auditul de recertificare trebuie sa aiba loc inainte de data de valabilitate inscrisa pe certificatul anterior.

Principala modificare este introducerea asa numitei trepte 1 si la procesul de certificare pentru ISO 9001. Auditul de certificare din primul an se va desfasura in doua etape. In prima etapa la fata locului se va constata, daca organizatia este pregatita pentru certificare, se vor examina rezultatele auditului intern (toate compartimentele si clauzele din standard aplicabile) si efectuarea corecta a analizei efectuate de management. De asemenea se vor trece in revista documentele sistemului de management, aplicarea acestora.

Se va stabili data si elemente referitoare la desfasurarea auditului treapta a 2-a , de certificare.. A nu se confunda treapta 1 cu preauditul care ramane o optiune a clientului certificarii.Daca clientul doreste preaudit, au loc in continuare treapta 1 si treapta 2.